Yannick Bouguyon
La "Mary Poppins" des affaires
Pourquoi 75% des femmes échouent en affaires (bulletin de mai 2011)
La liste de « to do » d’une femme en affaires ressemble à peu près à ça :
1. Administration générale
2. Répondre aux courriels
3. Faire les mises à jour du site Internet
4. Téléphones (rappels)
5. Marketing
6. Réseautage
7. Dossiers clients
8. Tenue de livres
9. Courses diverses (ne pas oublier d’aller chercher les enfants…)
10. Etc.
Bien sûr, la liste d’un homme est très similaire, à quelques variantes près. La femme en affaires est responsable des « à-côtés » de la vie personnelle – ce qui veut dire « vie familiale ». Elle est la chauffeuse, la chef, la serveuse, la nanny et la femme de ménage, etc.
Elle ressent toujours une certaine gêne à être épuisée à 22 heures, et à ne pas avoir envie de finir l’offre de service « du siècle », car la brassée de serviettes n’est toujours pas pliée!
Le bobo? Quelle est la barrière à leur réussite professionnelle? Eh bien oui, elle-même! Car puisque nous sommes capables de le faire, il est impensable de le faire faire par quelqu’un d’autre. Et ça, les hommes l’ont compris! Ils sont même assez généreux de nous le dire, le redire… mais nous faisons la sourde oreille.
Pendant qu’elles sont occupées à exécuter leurs tâches, elles passent à côté de la possibilité d’être rentables et d’atteindre le succès qu’elles souhaitent.
Bobo no 2? Souhaite-t-elle vraiment, mais vraiment, avoir du succès?
Si vous êtes une femme de carrière, vous savez qu’en affaires, vous devez déléguer… ce qui ne vous retire en rien votre valeur.
Ce qui se traduit dans l’entreprise c’est que dès que celle-ci atteint une certaine croissance, la femme a tendance à appliquer la même pensée, donc les mêmes actions. Elle sera comme le dit l’expression « au four et au moulin ». Elle ira jusqu’à faire le ménage des locaux avant l’arrivée des employés – juste pour qu’ils ne se sentent pas obligés de vider les poubelles.
Son désir profond est le suivant : « Lorsque j’aurai atteint mon chiffre « magique », je pourrai me payer le luxe d’un service d’entretien. Mais d’ici là, je n’ai pas le choix! »
Elle a la mentalité que ce qu’elle fait en tant que professionnelle n’a pas vraiment de valeur. Ce qu’elle ne comprend pas, c’est que cela n’a rien à voir avec sa valeur de « femme d’intérieur », mais tout avec son rôle de gestionnaire d’entreprise. Imaginez devoir rencontrer des gros investisseurs potentiels ou votre banquier et lui sortir une phrase du genre :« Je sais que je pourrais faire davantage, mais je dois m’assurer que mes employés sont heureux, alors c’est moi qui fait le ménage ».
Et ça, ça va sûrement aider cet investisseur à voir la valeur ajoutée de votre leadership et de vos capacités de développer des marchés mondiaux!???
Et surtout, ne me sortez pas la fameuse phrase : « Mais ce n’est pas de ma faute, je suis une perfectionniste! » PFFFFTTT!!! PERFECTION RIME AVEC DESTRUCTION!
Avoir du temps pour « réfléchir », « se tourner les pouces » dans le langage féminin…
C’est du temps de recherche et développement. Libérer du temps à votre horaire pour planifier et préparer les prochaines étapes vous fera gagner du temps.
Brasser du papier pour avoir l’air (se sentir) occupé n’est vraiment pas une bonne stratégie de développement.
Éteindre des feux continuellement ne donne pas l’image d’une personne courageuse et combattante. Non, ça donne l’image d’une personne désorganisée et en perte de contrôle!
Le brouhaha de la journée faisant en sorte que vous rapportez du travail à la maison ne représente pas le fait que vous êtes occupée. Il s’agit plutôt d’une forme de fuite pour ne pas avoir de vie à l’extérieur du bureau, mais peut-être également d’une incapacité à laisser aller du contrôle par peur de perdre du pouvoir si tout roule, tout coule sans que l’on soit toujours à donner l’assaut ou à sauver la situation.
Comment faire?
Identifiez l’aide dont vous avez besoin.
Voici un exemple :
une femme propriétaire d’un centre de soins de beauté et mère de trois enfants veut faire compétition à un nouveau spa dans sa région en se procurant un appareil pour des traitements esthétiques spécifiques qui représente un investissement de 25 000 $. Elle hésite et me contacte pour que je lui dise ce qu’elle veut entendre.
Mais voilà qu’en lui proposant de faire un diagnostic opérationnel et organisationnel, on découvre que ce dont elle a besoin n’est pas d’un nouvel équipement, mais plutôt d’un plan d’action clair et des stratégies simples pour s’occuper de ses affaires, d’arrêter de « donner » ses services, de s’adresser à son véritable marché, de prendre le temps de faire la prise en charge globale du client et de remettre ses priorités personnelles en ordre.
Elle croyait, à tort, que cet investissement lui rapporterait plus d’argent… l’appareil n’était pas la solution.
Pourquoi certaines femmes réussissent pendant que d’autres échouent en affaires?
Celles qui réussissent ont compris qu’elles ont besoin d’aide pour avoir les connaissances, s’informer et se garder en tête de lice. Elles ont aussi compris que déléguer les tâches qu’elles n’aiment pas ou qui ne font pas partie de leurs forces est plus payant, au bout du compte, que de tout faire elles-mêmes.
Oh! et elles demandent de l’aide sans gêne, sans douter que leur valeur (ou toujours se questionner sur le pourquoi) va être mise en doute parce qu’elles n’y arrivent pas sans aide.
Vous voulez changer?
N’achetez pas un appareil inutile, faites le diagnostic de votre situation actuelle et renseignez-vous sur le programme Système D conçu expressément pour vous donner l’heure juste sur les stratégies (mais aussi obtenir le comment) pour réussir, une fois pour toutes!
« Comment gérer la connaissance » Bulletin de avril 2011
Je réalise à quel point les entreprises d’aujourd’hui réagissent vite au changement. Avoir des procédés « automatisés » n’est plus un élément judicieux, mais un élément critique d’efficacité et de productivité.
L’apparition des nouvelles technologies comme Internet, Intranet, Facebook, YouTube, iPhone, MobileMe, Twitter, etc., a grandement aidé à simplifier et à gérer l’information.
La conscience « verte » aussi nous pousse à revoir nos méthodes de gestion de documents. La numérisation d’archives est de plus en plus populaire. Sans oublier les économies d’espace au pied carré que l’entreprise pourra récupérer et rentabiliser autrement.
Un terme émerge rapidement de cette nouvelle façon : la « gestion de la connaissance ».
Tout est question de documents « scannés », de présentations audio-vidéo, de « podcast » et de « e-book ». Dans les entreprises où j’interviens dans la réorganisation opérationnelle, je vois trop souvent que l’étape du « classement » est minimisée et sous-estimée. J’ai vu plusieurs fois des gestionnaires littéralement piquer des crises de nerfs, car ils ne retrouvaient pas la dernière version de la présentation du client XYZ. Ils se tapent alors une ou deux soirées de « refaisons la job » pour s’en sortir indemnes. Hum… et ça, ça permet de gagner du temps? Ça, c’est productif?
Je vois aussi des planifications stratégiques exhaustives afin d’acquérir un serveur plus puissant pour l’entreposage des données… WOOOOOOHHHH! Arrêtez S.V.P.!
Cette planification est une étape en soi dans le cadre d’un plan global en fonction des besoins actuels et anticipés (prévus dans un plan quinquennal). Ne laissons pas notre « Ti-Jo crack de la techno » nous embarquer dans une quête du « saint serveur » tout puissant et avant d’acquérir à grands frais un nouveau serveur, pensez qu’il y a suffisamment de produits sur le marché pour faire l’affaire!
La gestion de vos fichiers commence par une première étape : faire l’inventaire de ce qui est valide et de ce qui ne l’est plus. Lorsque je fais le diagnostic d’une entreprise, cette étape est prise en compte tout comme les processus, les procédures de travail et les politiques internes. Je fais la liste de ce qui devrait être conservé et aussi une nomenclature des catégories de classification correspondant à la réalité de cette entreprise.
Dans les correctifs de productivité, le ratio d’efficacité est augmenté de 1:3 à 1:5, juste en conservant uniquement ce qui est utile, en le mettant à jour et en le maintenant à jour.
(1:3 signifie que pour chaque action (tâche) on obtient 3 résultats concrets.)
La simplification de la structure organisationnelle et opérationnelle vous garantit des augmentations des bénéfices. Ça, je vous le garantis personnellement!
Mettez-moi à l’épreuve! Un peu comme une « Mary Poppins des entreprises »… Informez-vous sur mon plan de diagnostic Système D.
Comment déléguer (bulletin de mars 2011)
L’intention est d’assigner le pouvoir de façon concrète et efficace
Ceci est dans le but que vous puissiez vous libérer, dès aujourd’hui, de certaines tâches ou responsabilités.
Il faut avoir mis en place une structure interne favorisant la délégation efficace et équitable. Il faut avoir créé les conditions nécessaires à la responsabilisation des collaborateurs :
- avoir des descriptions de tâches adéquates;
- soutenir les initiatives (moyens à l’interne de promouvoir les initiatives);
- reconnaître les « perles »;
- augmenter votre leadership;
- communication organisationnelle efficace (bidirectionnelle).
Avec les éléments énumérés ci-dessus présents dans la structure, vous pourrez mettre en œuvre les techniques de base. Vous pourrez ainsi développer les compétences et l’autonomie des collaborateurs, tout en déterminant le niveau d’autorité à déléguer.
Quelques questions :
- Pourquoi faut-il déléguer?
- Quel est votre style de délégation?
- Quel est le processus de délégation?
- Quoi déléguer et à qui déléguer?
- Comment évaluer l’efficacité et le rendement?
- De quelle façon procède-t-on en ce qui a trait à la communication?
- Comment laisser aller le contrôle?
Comment se faire des ennemis parmi ses clients
5 erreurs à ne JAMAIS faire lorsqu’on est en affaires
1. LAISSER UN CLIENT EN PLAN – SANS SUIVI. L’indifférence est le meilleur moyen de créer des frustrations. Surtout si vous avez eu un manque quand il aurait fallu répondre à ses courriels ou le rappeler. Les « tombés entre les craques » sont inacceptables de nos jours.
Avoir un processus de prise en charge du client comprenant l’accueil, la vente, la production et le service après-vente reste l’ultime façon de ne plus en « échapper »!
2. ACCUSER LE CLIENT DE SA FAUTE. Alors là, on a un maximum de dégâts pour pas trop d’efforts! Jouer les vierges offensées lorsqu’un client se plaint ou faire un commentaire négatif ne le fidélisera certainement pas – vous pouvez en être assuré!
Le blâmer de son erreur ou de sa réaction trop agressive envers vous ne le calmera pas non plus. L’expression bite the bullet vous dit quelque chose?
3. N’ASSUMER AUCUNE RESPONSABILITÉ. N’offrir ni d’excuses ni de solutions pour réparer la situation. Voici l’astuce idéale pour vider votre commerce de tous ses clients actuels et potentiels!
4. ÉVITER, IGNORER, REPORTER indéfiniment l’affrontement pour ne pas faire face à une situation délicate, ou répondre à un client. Vous avez sûrement déjà expérimenté la joie d’avoir une réceptionniste devant vous qui est en grande conversation téléphonique et qui vous ignore royalement. Elle s’évertue à ne pas vous adresser un regard, ne serait-ce que pour vous informer que ça prendra encore quelques minutes. PIS encore, lorsqu’elle est en grande conversation personnelle! GRRRRR
5. ÊTRE SURPRIS DE RECEVOIR UNE MISE EN DEMEURE. Et là, reprendre les bonnes vieilles habitudes en refaisant le point, 1, 2 3, et 4 pour essayer de vous en sauver!
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